图片 | Pictures

 

通知 | Notice

  • 2016—2017学年第二学期第四周...
  • 2016—2017学年第二学期第二周...
  • 2016—2017学年第二学期第一周...
  • 关于做好寒假期间公务车辆管理...
  • 2016-2017学年第一学期第十二周...
  • 关于征订2017年报刊杂志的通知
  • 2016-2017学年第一学期第十一周...
  • 2016-2017学年第一学期第十周校...
  • 办事流程

    重庆理工大学会议室管理及使用规定
    发表时间:2014-02-24    作者:

     

    第一章     总 则

    第一条 为进一步规范管理、科学合理地提高学校会议室的使用效率,确保为学校的各类会议提供优质服务,特制定本规定。

    第二条 本规定涉及的会议室包括:花溪校区明德楼第一会议室、第二会议室、第三会议

    室、第四会议室、第五会议室、会客室、博园第六会议室、学术报告厅、杨家坪校区绿瓦楼第一会议室、第二会议室共计十间。

     

                                    第二章  管理机构

    第三条  学校会议室由校长办公室管理,校长办公室综合科负责日常事务。

    第四条  学校会议室由会议室主管/副主管、会议室管理员、会议室清洁服务员、会议室音控设备管护员三级四岗进行日常管理;会议室主管/副主管由校长办公室综合科科长/副科长)兼任。

     

    第三章 使用原则

    第五条  学校会议室使用对象为校领导及各职能部门、二级学院等单位。

    第六条  学校会议室使用必须提前预约:大型会议提前一周,一般会议提前三天、双休日或节假日使用会议室须在工作日预约(寒暑假除外);超过 100人的大型会议,必须到保卫处备案,落实治安、消防、车辆进出、停放等安全措施。

    第七条  各部门以学校的名义承办的各类会议,会场布置由承办单位负责,校长办公室综合科协助;各部门组织的校内会议,会场布置由承办单位自行负责。

    第八条  会议室使用期间的防火、防盗、防灾等安全责任由使用部门负责。

    第九条  优先使用原则:内宾礼让外宾,外事接待工作优先使用;列入学期工作计划的会议优先使用;若各部门预定的会议室与学校临时性重要会议发生冲突,则全校性会议优先使用。

     

    第四章  申请流程

    第十条  校内各二级单位、职能部门使用会议室须向校长办公室预约申请,经批准后方可安排使用。

    第十一条  会议室使用申请程序如下:
        (一)使用单位根据会议需要,参照《会议室配置情况说明》(见附件一),选择适合的会议室,填报《会议室使用申请表》(见附件二),认真填写会议需求;由使用单位主管负责人签字并加盖公章后交至校办综合科预约备案(明德楼418办公室,联系电话:62563027)。
        (二)校长办公室综合科负责协调会议时间、地点,经校长办公室主管领导审批后,于每周一下午16点前将本周会议室安排情况通知使用单位。

    (三)会议室使用审核通过后,办会单位要派专人及时与会议室管理人员沟通,熟悉场地、落实会议所需物资、设备准备情况;如需使用多媒体音像设备的,需提前试播试放。

     

    第五章  使用要求

    第十二条  各部门在使用会议室过程中,要自觉遵守学校相关规章制度,服从会议室管理人员的安排,爱护会场设施(包括:麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、音控设备、照明设备、空调、茶杯、饮水机等)。未经允许,不得随意使用、移动、拆卸室内设施,不得随意悬挂、张贴、摆放会标、会议材料等;会议室内所使有设备、工具、办公用品等未征得校长办公室综合科同意,不得拿出会议室或作为它用。损坏、丢失会议室设施设备的要照价赔偿。 

     第十三条  会议期间,各部门应自觉维护会议室内清洁卫生。不得在会议室内进餐、吸烟;不得随地吐痰、乱丢杂物;不得随处粘贴,乱涂乱画等。

    第十四条  会议音控室设备(电脑、投影仪、电视、音响等)由专业人员负责管理使用,其他参会人员不得擅自进出音控室或操作音响设备;如需使用笔记本电脑等特殊设备,请使用部门自行准备。

    第十五条  会议结束后,使用部门要派人协助会议室服务员清点、归位会议室内各项设施设备,并协助清洁会场、检查电器、门窗等关闭情况。

     

         第六章 注意事项

    第十六条  会议室绿化、鲜花、茶水、礼仪等服务项目仅限于学校层面组织的大型重要会议;非学校层面举办的会议,使用部门如需使用以上服务的,请提前联系会议室管理人员,并及时结清相关费用。 

    第十七条  因未按规定办理预约登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议等后果,由使用部门自行负责。

    第七章 附则

    第十八条  会议室服务监督电话:62563023

    第十九条  本规定所指学校会议室将根据学校办公条件变化适时调整。

        第二十条  本规定由校长办公室负责解释,自公布之日起开始执行。

     

    下一条:重庆理工大学信息公开实施细则

    关闭

    管理登录
    Powered by 重庆理工大学学校办公室 © 2009- 2016. Some rights reserved.