第一章 总 则
第一条 为进一步提高学校公文处理工作科学化、制度化、规范化水平，依据2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和中共重庆市委办公厅、重庆市人民政府办公厅及中共重庆市委教育工委办公室、重庆市教委办公室的有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条 学校办公室主管学校党政公文处理工作，并对全校各单位的党政公文处理有关工作进行业务指导和督促检查。
第五条校属各单位负责人应当高度重视公文处理工作，熟悉并模范遵守本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。上报下发的重要公文，要亲自起草或主持起草工作，确保公文质量。
校属各单位需确定1名负责人分管公文处理工作，并指定1名思想政治觉悟高、责任心强的同志兼任公文处理人员。
第六条 党政职能部门干部和专兼职公文处理人员要熟悉和掌握公文处理知识，严格执行公文处理规定，认真做好公文处理工作。
第七条 除上行文及特殊情况需纸质件传递外，学校党政公文均通过数字校园系统“公文处理”子系统进行流转。
第二章 公文种类
第八条 学校党政公文种类主要包括以下十一种：
（一）决议。适用于经党代会、教代会等重大会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）通告。适用于公布在校内及社会有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第九条公文种类应当使用规范化名称，不得生造、变更文种。规定、办法、细则、制度等《党政机关公文处理工作条例》中未明确规定的文种，均采用“通知”发布。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
第十一条 学校制发的公文版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）和《重庆理工大学党政机关公文版式》要求执行（参见附件2）。
第十二条 公文使用的汉字、数字、外文字符、标点符号和计量单位等，按照有关国家标准和规定（GB/T 15834-2011、GB/T 15835-2011、GB/T 14706-1993、GB 3100-1993）执行。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十四条行文关系根据职权范围和隶属关系确定。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。
第十五条 坚持党政职能分开，属于党委、行政各自职权范围内的工作，分别以学校党委、行政或学校办公室名义行文；同时涉及学校党委、行政职能的，可联合行文。
第十六条 对涉及多个单位职权范围内的事项，应当先与其协商，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与其会签后上报学校。
第十七条 对外行文，一般用请示、报告、意见、函等文种，并遵循以下规则：
（一）原则上一文主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。向两个或两个以上的上级机关同时行文，应当写明主送机关和抄送机关。
（二）“请示”应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校党委或者行政名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。
（四）请上级机关领导同志出席公务活动，在报送请示的同时应附送活动方案和议程，必要时应附相关背景资料及领导讲话代拟稿。
（五）落实上级机关领导同志批示的情况报告，应当附领导同志批示复印件。
（六）除学校办公室外，其他单位不得对外正式行文，具体业务工作联系可通过信函格式行文。
第十八条 对内行文，一般用通知、决定、批复、通报、意见等文种，并遵循以下规则：
（一）主送单位，根据需要抄送有关单位。重要行文（如各类规章制度）应当同时抄送上级主管部门。
（二）布置工作应结合实际，给受理单位以必要时间。
（三）学校办公室根据学校党委、行政授权，可以向学校下属单位行文，其它二级单位不能制发文件式公文。各党政部门（直属单位）在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，就日常具体工作安排等向各学院、直属单位办公室发通知，但不得发布重大政策性、指令性文件。因特殊情况确需向学校各单位正式行文的，应当报经学校党委或行政批准，并在文中注明经学校党委或行政同意。
（四）严禁下发带有商业推销性质的公文。
第十九条中共重庆理工大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各职能部门（直属单位）、各分党委（党总支、直属党支部）和各学院行文。重庆理工大学工会委员会和共青团重庆理工大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
第五章 公文拟制
第二十条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十一条 公文起草应做到：
（一）符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，与上级机关的相关规定和要求相符合，完整、准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）观点鲜明，主体突出，内容简洁，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）文稿起草后，拟稿单位主要负责人要认真审核并签名，对内容、结构和文字方面存在较多问题的文稿，应提出具体意见并退给拟稿人修改。
（七）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位应主动与相关单位协商，形成一致意见，并经相关单位负责人会签。协商后仍有分歧的，应书面如实说明分歧所在及各自理据。
（八）校属单位负责人及校领导应主持、指导重要公文起草工作。
（九）送学校办公室审核的公文稿的页码设置、字体字号、段落行距、层次序号等基本格式应规范。
第二十二条 以学校党委、行政或学校办公室名义的行文，在送校领导签发前，应经学校办公室审核。学校办公室审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）发文稿纸相关栏目是否完善，信息公开属性、密级等拟定是否恰当。
（三）涉及其他单位职权范围内的事项是否协商一致并会签。
（四）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十三条送学校办公室审核的公文，应附发文稿纸，并按规定填写发文稿纸“信息公开”“缓急”等相关栏目，涉密公文需按相关规定拟定密级。
第二十四条 经学校办公室审核不宜发文的，应退回起草单位并说明理由；需作较大修改的，退回起草单位进一步修改；学校办公室修改较多的，需征得起草单位同意。经审核符合发文条件的送领导审签。
第二十五条 送交学校办公室审核的公文，普通件3个工作日内审核送签（含秘书科审核、学校办公室分管主任审核、秘书科送签），紧急文件不超过1个工作日。
第二十六条 以学校党委、行政名义制发的公文，一般由分管校领导签发，重要公文和上行文先由分管校领导审核，学校主要领导签发。学校办公室根据学校党委、行政授权制发的公文，由授权领导签发或者学校办公室主任按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；仅签名未署意见的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
第二十七条 凡需经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。纪要由会议主持人签发。
第六章 公文办理
第二十八条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十九条 收文办理的主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报学校主要领导批示或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限，承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经学校领导签批的公文，印发前应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定紧急程度、密级、发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
（五）核发后的校内公文，均通过数字校园系统“公文处理”子系统进行发送。公文确定为“主动公开”的，主办单位应同时通过学校信息公开网公开。
第三十一条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十二条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
第七章 公文管理
第三十三条 校属各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十四条 学校党政公文由学校办公室统一管理。
第三十五条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
第三十六条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
第三十七条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校定密工作领导小组批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经学校保密委员会、发文机关或发文机关的上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖学校戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十八条 公文的撤销和废止，由发文机关或者其上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，自废止之日起失效。
第三十九条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第四十条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十一条机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十二条 新设立的二级单位应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，进行相应调整。
第八章 附 则
第四十三条 中共重庆理工大学纪律检查委员会、重庆理工大学工会委员会、共青团重庆理工大学委员会的公文处理工作，可以参照本办法执行。
第四十四条 学校建立公文处理工作培训机制，不定期对相关人员开展公文处理工作培训。各单位应高度重视公文处理工作，把公文处理纳入管理工作人员业务学习重要内容。
第四十五条本办法由学校办公室负责解释。
第四十六条 本办法自印发之日起施行，原《重庆理工大学党政公文处理办法》（重理工委发〔2013〕27号）同时废止。
